Antes que todo, siempre debes tener en cuenta el objetivo del evento y lo que quieres comunicar. Generalmente para esto vas a necesitar el apoyo de expertos en mercadotecnia, ellos podrá guiarte a saber la manera en que debes dar a conocer tu evento, los elementos que se pueden incluir, los colores, entre muchas cosas más. Ahora bien, tienes que tomar en cuenta que no podrás realizar un evento deportivo independientemente, ¿a qué me refiero? a que si es un evento público, deberás considerar que para ejecutarlo, debes sacar permisos a diferentes instituciones gubernamentales; entre ellas se encuentran las instituciones encargadas de la seguridad pública, la vía pública, instituciones de salud y primeros auxilios, protección civil, entre otros.
Por el contrario, si el evento es privado, únicamente tendrás que trabajar en conjunto con el comité del organismo que te contrató, el departamento de seguridad y de primeros auxilios, pues generalmente los eventos deportivos privados se realizan dentro de las instalaciones de las empresas. Posterior a esto, debes tener en cuenta con qué proveedores trabajarás, para esto debes tener un presupuesto y ajustarte a él. En esta etapa del proyecto debes tomar decisiones importantes, pues deberás saber en qué invertir el presupuesto y a quién solicitarles un patrocinio; para esto debes tomar en cuenta las necesidades de quien te contrató para saber qué ofrecer a tus patrocinadores. Finalmente deberás coordinar a todo tu equipo de trabajo, siempre mantener una comunicación formal y efectiva. Tener reuniones periódicas para informar los cambios que vayan surgiendo con el paso del tiempo. Como un tip de productora, te aconsejo que programes ensayos de montaje, desmontaje, recepción del público, entrega de reconocimientos y cualquier otra actividad que incluya tu evento, esto te dará un panorama más amplio sobre las modificaciones que tendrás que hacer para evitar contratiempos o una mala gestión del personal. Siempre personaliza tus eventos, jamás dejes de jugar con tu imaginación. Crea espacios donde los asistentes puedan generar un recuerdo de tu evento, puede ser una cabina fotográfica, los premios con sus nombres o un souvenir único que les haga recordar tu evento cada vez que lo miren.

Escrito por: Diana Esmeralda; alumna de la Licenciatura en Gestión de Producción de Eventos de Universidad ITUE.